Seguridad del correo electrónico en el lugar de trabajo

El correo electrónico es el método de comunicación más importante en los negocios. Hoy en día, los correos electrónicos tienen el mismo estatus legal que los documentos en papel. Pero el uso del correo electrónico conlleva los riesgos necesarios para las PYME.

Las PYME que no tienen en orden la seguridad de su correo electrónico corren un riesgo especial. ¿Los servidores de correo electrónico de su empresa no están suficientemente protegidos? Entonces esto puede tener consecuencias importantes para su empresa.

¿Cuáles son los riesgos de una seguridad deficiente del correo electrónico?

Si la seguridad del correo electrónico de su empresa no está en orden, supone un riesgo importante para ella. Spam, phishing y spoofing son términos que quizá le resulten familiares. Se trata de técnicas utilizadas por los ciberdelincuentes para entrar en sus sistemas a través del servidor de correo electrónico de su empresa, causar daños o robar datos, a menudo por motivos económicos.

Los correos electrónicos basura no sólo son una molestia, sino que también pueden ser muy perjudiciales. Por ejemplo, si un empleado hace clic en un enlace del correo electrónico o abre un archivo adjunto, puede instalarse malware (software malicioso).

En el caso de los mensajes de correo electrónico de phishing , se redirige a los empleados a un sitio web falso, por ejemplo, uno que parece idéntico al de un banco.

Con la suplantación de identidad, los delincuentes han conseguido entrar en su servidor de correo electrónico y enviar mensajes desde el nombre de su empresa, como spam. Además de los daños financieros, también se producen daños a su reputación.

Ni que decir tiene que una seguridad deficiente del correo electrónico puede causar estragos. No sólo pueden robar datos de importación de su empresa, sino que los ciberdelincuentes pueden robar dinero. La reputación de su empresa también está en juego.

La ley exige seguridad en el correo electrónico

La seguridad del correo electrónico empresarial no es solo una necesidad para evitar las consecuencias de la delincuencia en Internet. Como empresa, tiene una obligación legal en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ).

La AVG es una normativa europea que obliga a las empresas a tratar con cuidado los datos confidenciales de sus clientes y relaciones.

Ni que decir tiene que si no tienes la seguridad del correo electrónico en orden, los ciberdelincuentes tienen mucho más fácil acceder a los datos confidenciales. Con una buena seguridad del correo electrónico en el lugar de trabajo, se cumplen las condiciones establecidas en el RGPD.

¿Cómo garantizar la seguridad del correo electrónico empresarial?

Existen varios métodos para garantizar la seguridad del correo electrónico empresarial. Enumeramos varias opciones de seguridad con las que puede mejorar la seguridad del correo electrónico de su empresa.

Cifrado del correo electrónico

Un método de seguridad muy utilizado es la encriptación del correo electrónico, es decir, cifrar todos los correos electrónicos enviados desde su empresa.

El cifrado de correo electrónico garantiza que el texto de un mensaje de correo electrónico se cifra y se convierte en texto sin formato. El destinatario recibe una clave digital para descifrar el mensaje. La encriptación del correo electrónico se realiza mediante un protocolo que utilizan la mayoría de empresas y programas de software de correo electrónico.

Establezca una contraseña de correo electrónico segura

Cada cuenta de correo electrónico tiene una contraseña única que sólo el creador conoce. Te sorprenderá saber cuántas empresas y empleados eligen una contraseña fácil.

Una buena contraseña tiene al menos 12 caracteres y se compone de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. ¿Quieres una contraseña segura, pero no tienes inspiración? Hoy en día existen generadores digitales de contraseñas. No sólo hay que dotar de una contraseña a las cuentas de correo electrónico individuales, sino también al propio servidor de correo electrónico.

Por cierto, una buena contraseña no sólo se aplica a las cuentas de correo electrónico y al servidor de correo electrónico. Todos los empleados deben tener una buena contraseña para iniciar sesión. Asegúrate de que la pantalla esté bloqueada cuando el PC o el portátil no estén en uso. De este modo, las personas no autorizadas no pueden utilizar físicamente el PC si el empleado no está allí durante un rato. Así se evita el acceso no autorizado a cuentas de correo electrónico a través de ordenadores desatendidos.

Configurar una pasarela de correo electrónico

Evite que los correos electrónicos que entran en su organización lleguen directamente al destinatario, para poder eliminar los correos maliciosos antes de que lleguen a un empleado. Para ello, instale una pasarela de correo electrónico en su servidor. Todos los correos electrónicos entrantes se analizan en busca de spam o archivos adjuntos maliciosos. Estos correos se apartan y no entran en la organización.

Configurar un Marco de Política de Remitentes (SPF).

Además de comprobar los correos electrónicos entrantes con una pasarela, es una buena idea comprobar los correos electrónicos salientes. ¿Por qué? Porque puedes ser víctima de spoofing, en el que tus direcciones de correo electrónico pueden ser utilizadas para spam, por ejemplo. Un Sender Policy Framework (SPE) comprueba si la persona que envía los correos está autorizada a utilizar la dirección. Esto también evita que los correos electrónicos de su empresa acaben en la bandeja de spam del destinatario.

Sensibilizar a los trabajadores sobre los riesgos

Por muchos artilugios técnicos que incorpore a sus sistemas de correo electrónico, en última instancia es su equipo el que plantea el mayor riesgo para la seguridad del correo electrónico. Los mensajes de spam no se abren solos. Esto requiere trabajo humano y la gente comete errores.

Por lo tanto, es muy importante concienciar a sus empleados. Ofrezca a sus empleados formación sobre cyber security y sobre cómo utilizar el correo electrónico de forma segura.

Guardey sensibiliza sobre los riesgos cibernéticos. Así, por ejemplo, sus empleados reconocen el spam y los correos electrónicos de phishing y se evitan daños a su organización.

Introducir una política de correo electrónico

Además de la formación, la introducción de una política de correo electrónico puede aumentar la concienciación. Con una política de correo electrónico, se responsabiliza en gran medida al empleado. Por ejemplo, la política de correo electrónico establece que está prohibido visitar deliberadamente sitios web sospechosos o poco fiables o enviar correos electrónicos basura.

Una política de correo electrónico es un gran palo para que los empleados envíen correos electrónicos conscientemente. Aunque las políticas varían según la empresa, puedes tomar una política de correo electrónico predeterminada y hacerle ajustes específicos.

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