Sécurité du courrier électronique sur le lieu de travail

Le courrier électronique est la méthode de communication la plus importante dans le monde des affaires. Aujourd'hui, les e-mails ont le même statut juridique que les documents papier. Mais l'utilisation du courrier électronique comporte les risques nécessaires pour les PME.

Les PME qui n'ont pas mis de l'ordre dans la sécurité de leur courrier électronique sont particulièrement exposées. Les serveurs de messagerie de votre entreprise ne sont pas suffisamment sécurisés ? Cela peut avoir des conséquences importantes pour votre entreprise.

Quels sont les risques d'une mauvaise sécurité du courrier électronique ?

Si la sécurité du courrier électronique de votre entreprise n'est pas en ordre, cela représente un risque majeur pour votre entreprise. Spam, phishing et spoofing sont des termes qui vous sont peut-être familiers. Il s'agit de techniques utilisées par les cybercriminels pour pénétrer dans vos systèmes via le serveur de messagerie de votre entreprise, afin de causer des dommages ou de voler des données, souvent pour des raisons financières.

Les courriers électroniques non sollicités ne sont pas seulement une nuisance, mais ils peuvent aussi être très dangereux. Par exemple, si un employé clique sur un lien dans le courriel ou ouvre une pièce jointe, un logiciel malveillant (malware) peut être installé.

Dans le cas des e-mails phishing , les employés sont redirigés vers un faux site web, par exemple un site qui semble identique à celui d'une banque.

Grâce à l'usurpation d'identité, des criminels ont réussi à s'introduire dans votre serveur de messagerie et à envoyer des courriels à partir du nom de votre entreprise, par exemple des spams. Outre le préjudice financier, vous subissez également un préjudice de réputation.

Il va sans dire qu'une mauvaise sécurité du courrier électronique peut faire des ravages. Non seulement les données d'importation de votre entreprise peuvent être volées, mais les cybercriminels peuvent aussi dérober de l'argent. La réputation de votre entreprise est également en jeu.

La sécurité du courrier électronique est exigée par la loi

La sécurité du courrier électronique professionnel n'est pas seulement une nécessité pour éviter les conséquences de la criminalité sur internet. En tant qu'entreprise, vous avez une obligation légale en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD).

L'AVG est un règlement européen qui oblige les entreprises à traiter avec soin les données sensibles de leurs clients et de leurs relations.

Il va sans dire que si vous ne mettez pas de l'ordre dans la sécurité de votre courrier électronique, les cybercriminels ont un accès beaucoup plus facile aux données confidentielles. Avec une bonne sécurité du courrier électronique sur le lieu de travail, vous remplissez les conditions énoncées dans le GDPR.

Comment assurer la sécurité du courrier électronique professionnel ?

Il existe plusieurs méthodes pour assurer la sécurité du courrier électronique des entreprises. Nous énumérons plusieurs options de sécurité qui vous permettront d'améliorer la sécurité du courrier électronique de votre entreprise.

Cryptage des e-mails

Une méthode de sécurité couramment utilisée est le cryptage des courriels, c'est-à-dire le cryptage de tous les courriels envoyés par votre entreprise.

Le cryptage des e-mails permet de chiffrer le texte d'un message électronique et de le convertir en texte clair. Le destinataire reçoit une clé numérique pour décrypter le message. Le cryptage des e-mails s'effectue via un protocole utilisé par la plupart des entreprises et des logiciels de messagerie.

Définissez un mot de passe de messagerie fort

Chaque compte de courrier électronique a un mot de passe unique que seul le créateur connaît. Vous serez surpris du nombre d'entreprises et d'employés qui choisissent un mot de passe facile.

Un bon mot de passe comporte au moins 12 caractères et se compose de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles. Vous voulez un mot de passe fort, mais vous n'avez pas d'inspiration ? Il existe de nos jours des générateurs de mots de passe numériques. Non seulement les comptes de messagerie individuels doivent être dotés d'un mot de passe, mais cela vaut également pour le serveur de messagerie lui-même.

Par ailleurs, un bon mot de passe ne s'applique pas seulement aux comptes de messagerie et au serveur de messagerie. Chaque employé doit avoir un bon mot de passe pour se connecter. Assurez-vous que l'écran est verrouillé lorsque le PC ou l'ordinateur portable n'est pas utilisé. De cette façon, les personnes non autorisées ne peuvent pas utiliser physiquement le PC si l'employé n'est pas là pendant un certain temps. Cela permet d'éviter l'accès non autorisé à des comptes de messagerie via des ordinateurs non surveillés.

Configurer une passerelle e-mail

Empêchez les e-mails qui entrent dans votre organisation d'atteindre directement le destinataire, afin de pouvoir supprimer les e-mails malveillants avant qu'ils n'atteignent un employé. Pour ce faire, vous pouvez installer une passerelle de messagerie sur votre serveur de messagerie. Tous les e-mails entrants sont analysés pour détecter les spams ou les pièces jointes malveillantes. Ces courriels sont, en l'état, mis de côté et n'entrent pas dans l'organisation.

Configurez un Sender Policy Framework (SPF).

En plus de vérifier les e-mails entrants avec une passerelle, il est bon de vérifier les e-mails sortants. Pourquoi ? Parce que vous pouvez être victime d'une usurpation d'identité, c'est-à-dire que vos adresses électroniques peuvent être utilisées pour des spams, par exemple. Un Sender Policy Framework (SPE) vérifie si la personne qui envoie les e-mails est autorisée à utiliser l'adresse. Cela permet également d'éviter que les e-mails de votre entreprise ne se retrouvent dans la boîte à spam du destinataire.

Sensibiliser les employés aux risques

Quel que soit le nombre de gadgets techniques que vous intégrez à vos systèmes de courrier électronique, c'est en fin de compte votre équipe qui représente le plus grand risque pour la sécurité du courrier électronique. Les courriers électroniques indésirables ne s'ouvrent pas d'eux-mêmes. Cela nécessite un travail humain et les gens font des erreurs.

Il est donc très important de sensibiliser vos employés. Proposez à vos employés une formation sur cyber security et sur la manière d'utiliser le courrier électronique en toute sécurité.

Guardey sensibilise aux cyberrisques. Cela permet à vos employés de reconnaître les spams et les courriels phishing , par exemple, et d'éviter que votre organisation ne subisse des dommages.

Saisir une politique d'e-mail

En plus de la formation, l'introduction d'une politique en matière de courrier électronique permet de sensibiliser les employés. Avec une politique d'e-mail, vous placez une grande responsabilité sur l'employé. Par exemple, la politique en matière de courrier électronique stipule qu'il est interdit de visiter délibérément des sites web suspects ou peu fiables ou d'envoyer des courriers électroniques non sollicités.

Une politique en matière d'e-mail est un gros bâton qui incite les employés à utiliser l'e-mail de manière consciente. Bien que les politiques varient selon les entreprises, vous pouvez prendre une politique d'e-mail par défaut et y apporter des ajustements spécifiques.

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