Czym jest audyt? Kompletny przewodnik dla organizacji

Audyty to standardowy element zapewniania zgodności, certyfikacji i zarządzania ryzykiem. Jednak w wielu organizacjach termin ten wciąż kojarzy się ze stresem, papierkową robotą i zewnętrznymi inspektorami. To nie o to chodzi. Dobrze przeprowadzony audyt nie jest zagrożeniem, tylko uporządkowanym sposobem sprawdzenia, czy to, co wydaje ci się, że się dzieje, faktycznie ma miejsce. W tym przewodniku wyjaśniamy, czym są audyty, jakie są ich rodzaje i co oznaczają dla stanu bezpieczeństwa twojej organizacji.

Czym jest audyt?

Audyt to systematyczna, niezależna kontrola procesów, systemów, dokumentów lub zachowań pod kątem określonego standardu lub zestawu wymagań. Celem jest ustalenie, czy rzeczywistość odpowiada normie, a jeśli nie – zrozumienie, dlaczego tak się dzieje.

Audyty są stosowane w wielu dziedzinach: audyt finansowy sprawdza, czy sprawozdania finansowe rzetelnie odzwierciedlają sytuację firmy, audyty IT badają, czy systemy spełniają standardy bezpieczeństwa lub wydajności, a audyty zgodności weryfikują, czy organizacja wywiązuje się z obowiązków prawnych lub regulacyjnych. W kontekście cyberbezpieczeństwa i bezpieczeństwa informacji termin ten najczęściej odnosi się do audytów przeprowadzanych w oparciu o normy takie jak ISO 27001, NEN 7510 lub dyrektywy, np. NIS2.

Czym jest audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny przeprowadzają osoby z samej organizacji albo zespół podlegający kierownictwu tej organizacji. Audytorzy nie biorą udziału w procesie, który sprawdzają, ale nie są też osobami z zewnątrz.

Celem audytu wewnętrznego jest przedstawienie kierownictwu niezależnej opinii na temat tego, czy procedury i mechanizmy kontroli stosowane w organizacji działają zgodnie z zamierzeniami. W dziedzinie bezpieczeństwa informacji audyty wewnętrzne często służą do przygotowania się do zewnętrznych audytów certyfikacyjnych, tak aby zidentyfikować luki, zanim wykryje je podmiot zewnętrzny. Na przykład norma ISO 27001 wyraźnie wymaga od organizacji przeprowadzania audytów wewnętrznych w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS).

Audyty wewnętrzne przebiegają według powtarzającego się cyklu: planowanie, realizacja, sporządzenie raportu, działania następcze. Wyniki są zazwyczaj przekazywane kierownictwu i wykorzystywane do wprowadzania usprawnień, a nie do szukania winnych.

Czym zajmuje się audytor wewnętrzny?

Audytor wewnętrzny planuje i przeprowadza działania audytowe w ramach organizacji. W praktyce oznacza to przeglądanie dokumentacji, rozmowy z pracownikami, obserwację procesów oraz testowanie mechanizmów kontroli, żeby sprawdzić, czy działają zgodnie z opisem.

Audytor wewnętrzny zajmujący się bezpieczeństwem informacji zazwyczaj skupia się na takich obszarach, jak kontrola dostępu, zarządzanie incydentami, przetwarzanie danych, relacje z dostawcami oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa. Sporządza raport z audytu, w którym wskazuje ustalenia – zarówno luki, jak i przykłady dobrych praktyk – oraz przedstawia zalecenia dotyczące działań naprawczych.

Ta rola wymaga połączenia wiedzy technicznej, umiejętności komunikacyjnych i samodzielności. Audytor wewnętrzny musi umieć zadawać właściwe pytania, krytycznie oceniać dowody oraz przedstawiać ustalenia w taki sposób, by kierownictwo mogło na ich podstawie podjąć odpowiednie działania.

Czym jest audyt zewnętrzny?

Audyt zewnętrzny przeprowadza niezależna strona spoza organizacji. Audyty zewnętrzne są wymagane w celu uzyskania formalnego certyfikatu (np. ISO 27001), do sprawdzenia zgodności z przepisami albo wtedy, gdy organizacja chce poznać obiektywną opinię niezależnej strony na temat swoich mechanizmów kontroli.

W procesie certyfikacji ISO 27001 audyt zewnętrzny przebiega w dwóch etapach. W pierwszym etapie przegląda się dokumentację i sprawdza, czy system zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS) jest gotowy do pełnej oceny. Drugi etap to audyt na miejscu, podczas którego audytorzy sprawdzają, czy system zarządzania faktycznie działa w praktyce. Jeśli organizacja przejdzie audyt pomyślnie, otrzymuje certyfikat. Certyfikat ten jest następnie utrzymywany poprzez coroczne audyty nadzorcze i odnawiany co trzy lata.

Audyty zewnętrzne zazwyczaj mają większą wagę dla klientów, organów regulacyjnych i partnerów niż audyty wewnętrzne, właśnie dlatego, że są niezależne. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie: organizacja, która ma dobrze funkcjonujący program audytu wewnętrznego, jest w znacznie lepszej sytuacji przed audytem zewnętrznym.

Dlaczego audyty zawsze sprowadzają się do ludzi

Środki kontroli technicznej i udokumentowane procedury są ważne, ale audytorzy ciągle zauważają, że to właśnie zachowanie ludzi jest przyczyną problemów. Zasady, które są spisane, ale nikt ich nie przestrzega. Szkolenia, które się odbyły, ale nikt nie zapamiętał ich treści. Procedury, które istnieją na papierze, ale w praktyce są omijane.

Właśnie dlatego szkolenia z zakresu świadomości bezpieczeństwa stały się standardowym elementem audytów zarówno w ramach NIS2, jak i ISO 27001. Audytorzy nie chcą tylko widzieć, że szkolenia zostały zaplanowane. Chcą dowodów na to, że pracownicy faktycznie rozumieją zagrożenia, z którymi się mierzą, oraz że organizacja potrafi wykazać, że nieustannie podejmuje działania mające na celu podnoszenie świadomości.

Guardey dostarcza właśnie takich dowodów. Platforma śledzi ukończenie szkoleń, wyniki symulacji phishingu oraz postępy w podnoszeniu świadomości na przestrzeni czasu, dając organizacjom dokumentację, której potrzebują, by pokazać audytorom, że podnoszenie świadomości w zakresie bezpieczeństwa to aktywny, mierzalny program, a nie tylko pozycja do odhaczenia na liście.