17 de janeiro de 2023 - Trabalha em segurança
O correio eletrónico é o método de comunicação mais importante nas empresas. Atualmente, o correio eletrónico tem o mesmo estatuto jurídico que os documentos em papel. Mas a utilização do correio eletrónico implica os riscos necessários para as PME.
As PME que não têm a sua segurança de correio eletrónico em ordem estão particularmente em risco. Os servidores de correio eletrónico da tua empresa não estão suficientemente seguros? Então, isso pode ter consequências graves para a tua empresa.
Quais são os riscos de uma segurança deficiente do correio eletrónico?
Se a segurança do correio eletrónico da tua empresa não estiver em ordem, isso representa um grande risco para a tua empresa. E-mails de spam, phishing e-mails e spoofing são termos que talvez te sejam familiares. Trata-se de técnicas utilizadas pelos cibercriminosos para entrar nos teus sistemas através do servidor de correio eletrónico da tua empresa, para causar danos ou roubar dados, muitas vezes por razões financeiras.
As mensagens de correio eletrónico de spam não são apenas um incómodo, mas também podem ser muito prejudiciais. Por exemplo, se um funcionário clicar numa hiperligação da mensagem de correio eletrónico ou abrir um anexo, pode ser instalado malware (software malicioso).
No caso dos e-mails phishing , os funcionários são redireccionados para um site falso, por exemplo, um site que parece idêntico ao de um banco.
Com o spoofing, os criminosos conseguiram entrar no teu servidor de e-mail e enviar e-mails com o nome da tua empresa, como spam. Para além dos prejuízos financeiros, também sofres danos na tua reputação.
Escusado será dizer que uma segurança deficiente do correio eletrónico pode causar estragos. Não só os dados de importação da tua empresa podem ser roubados, como os cibercriminosos podem roubar dinheiro. A reputação da tua empresa também está em jogo.
A segurança do correio eletrónico é exigida por lei
A segurança do correio eletrónico empresarial não é apenas uma necessidade para evitar as consequências dos crimes na Internet. Enquanto empresa, tens uma obrigação legal ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
O AVG é um regulamento europeu que obriga as empresas a tratar com cuidado os dados sensíveis em termos de privacidade dos clientes e das relações.
Escusado será dizer que, se não tiveres a segurança do teu correio eletrónico em ordem, os cibercriminosos têm um acesso muito mais fácil a dados confidenciais. Com uma boa segurança do correio eletrónico no local de trabalho, cumpres as condições estabelecidas no RGPD.
Como podes garantir a segurança do correio eletrónico empresarial?
Existem vários métodos para garantir a segurança do correio eletrónico empresarial. Listamos várias opções de segurança com as quais podes melhorar a segurança do correio eletrónico da tua empresa.
Encriptação de correio eletrónico
Um método de segurança comummente utilizado é a encriptação de mensagens de correio eletrónico, ou seja, encriptar todas as mensagens de correio eletrónico enviadas pela tua empresa.
A encriptação de correio eletrónico garante que o texto de uma mensagem de correio eletrónico é encriptado e convertido em texto simples. O destinatário recebe a chamada chave digital para desencriptar a mensagem. A encriptação de correio eletrónico é efectuada através de um protocolo que a maioria das empresas e programas de software de correio eletrónico utilizam.
Define uma palavra-passe forte para o teu e-mail
Cada conta de correio eletrónico tem uma palavra-passe única que só o criador conhece. Ficarás surpreendido com a quantidade de empresas e funcionários que escolhem uma palavra-passe fácil.
Uma boa palavra-passe tem pelo menos 12 caracteres e é composta por letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Queres uma palavra-passe forte, mas não tens inspiração? Hoje em dia, existem geradores de palavras-passe digitais. Não são apenas as contas de e-mail individuais que devem ter uma palavra-passe, mas também o próprio servidor de e-mail.
Aliás, uma boa palavra-passe não se aplica apenas às contas de correio eletrónico e ao servidor de correio eletrónico. Todos os empregados devem ter uma boa palavra-passe para iniciar sessão. Certifica-te de que o ecrã fica bloqueado quando o PC ou portátil não está a ser utilizado. Desta forma, as pessoas não autorizadas não podem utilizar fisicamente o PC se o empregado não estiver presente durante algum tempo. Isto evita o acesso não autorizado a contas de correio eletrónico através de computadores sem vigilância.
Configura um gateway de correio eletrónico
Evita que as mensagens de correio eletrónico que entram na tua organização cheguem diretamente ao destinatário, para que possas eliminar mensagens de correio eletrónico maliciosas antes de chegarem a um funcionário. Isto pode ser feito através da instalação de um gateway de correio eletrónico no teu servidor de correio eletrónico. Todas as mensagens de correio eletrónico recebidas são analisadas em busca de spam ou anexos maliciosos. Estes e-mails são, tal como estavam, colocados de lado e não entram na organização.
Configura um Sender Policy Framework (SPF).
Para além de verificares as mensagens de correio eletrónico recebidas com um gateway, é boa ideia verificares as mensagens de correio eletrónico enviadas. Porquê? Porque podes ser vítima de spoofing, em que os teus endereços de correio eletrónico podem ser utilizados para spam, por exemplo. Um Sender Policy Framework (SPE) verifica se a pessoa que envia os e-mails está autorizada a utilizar o endereço. Isto também evita que os e-mails da tua empresa acabem na caixa de spam do destinatário.
Sensibiliza os trabalhadores para os riscos
Independentemente do número de dispositivos técnicos que incorporas nos teus sistemas de correio eletrónico, em última análise, é a tua equipa que representa o maior risco para a segurança do correio eletrónico. Os e-mails de spam não se abrem sozinhos. Isto requer trabalho humano e as pessoas cometem erros.
A sensibilização dos teus empregados é, por isso, muito importante. Dá formação aos teus empregados sobre cyber security e sobre como utilizar o correio eletrónico de forma segura.
O Guardey aumenta a sensibilização para os riscos cibernéticos. Isto para que os teus empregados reconheçam o spam e os e-mails phishing , por exemplo, e para que os danos à tua organização sejam evitados.
Introduzir uma política de correio eletrónico
Para além da formação, a introdução de uma política de correio eletrónico pode aumentar a sensibilização. Com uma política de correio eletrónico, atribui uma grande responsabilidade ao empregado. Por exemplo, a política de correio eletrónico declara que é proibido visitar deliberadamente sítios Web suspeitos ou pouco fiáveis ou enviar mensagens de correio eletrónico não solicitadas.
Uma política de correio eletrónico é um instrumento importante para que os empregados enviem conscientemente mensagens de correio eletrónico. Embora as políticas variem de acordo com a empresa, podes utilizar uma política de correio eletrónico predefinida e fazer-lhe ajustes específicos.
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