E-Mail-Sicherheit am Arbeitsplatz

Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. E-Mails haben heute den gleichen rechtlichen Status wie Papierdokumente. Doch die Nutzung von E-Mails birgt für KMU die notwendigen Risiken.

KMU, die ihre E-Mail-Sicherheit nicht in Ordnung halten, sind besonders gefährdet. Sind die E-Mail-Server Ihres Unternehmens unzureichend gesichert? Dann kann das große Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Welche Risiken birgt eine schlechte E-Mail-Sicherheit?

Wenn die E-Mail-Sicherheit in Ihrem Unternehmen nicht in Ordnung ist, stellt dies ein großes Risiko für Ihr Unternehmen dar. Spam-E-Mails, Phishing-E-Mails und Spoofing sind Begriffe, die Ihnen vielleicht bekannt vorkommen. Dabei handelt es sich um Techniken, mit denen Cyberkriminelle über den E-Mail-Server Ihres Unternehmens in Ihre Systeme eindringen, um Schaden anzurichten oder Daten zu stehlen, häufig aus finanziellen Gründen.

Spam-E-Mails sind nicht nur ein Ärgernis, sondern können auch sehr schädlich sein. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise auf einen Link in der E-Mail klickt oder einen Anhang öffnet, kann Malware (bösartige Software) installiert werden.

Bei Phishing-E-Mails werden die Mitarbeiter auf eine gefälschte Website umgeleitet, z. B. eine Website, die wie die einer Bank aussieht.

Beim Spoofing ist es Kriminellen gelungen, in Ihren E-Mail-Server einzudringen und unter Ihrem Firmennamen E-Mails zu versenden, z. B. Spam. Neben dem finanziellen Schaden entsteht Ihnen auch ein Imageschaden.

Es versteht sich von selbst, dass eine schlechte E-Mail-Sicherheit verheerende Folgen haben kann. Es können nicht nur wichtige Daten Ihres Unternehmens gestohlen werden, sondern Cyberkriminelle können auch Geld stehlen. Auch der Ruf Ihres Unternehmens steht auf dem Spiel.

E-Mail-Sicherheit ist gesetzlich vorgeschrieben

Die Sicherheit von Geschäfts-E-Mails ist nicht nur eine Notwendigkeit, um die Folgen von Internetkriminalität zu vermeiden. Als Unternehmen sind Sie gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) gesetzlich dazu verpflichtet.

Das AVG ist eine europäische Verordnung, die Unternehmen dazu verpflichtet, mit den datenschutzrechtlich sensiblen Daten von Kunden und Geschäftspartnern sorgfältig umzugehen.

Es versteht sich von selbst, dass Cyberkriminelle viel leichter Zugang zu vertraulichen Daten haben, wenn Sie Ihre E-Mail-Sicherheit nicht in Ordnung haben. Mit einer guten E-Mail-Sicherheit am Arbeitsplatz erfüllen Sie die in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Bedingungen.

Wie können Sie die Sicherheit von Geschäfts-E-Mails gewährleisten?

Es gibt verschiedene Methoden zur Gewährleistung der E-Mail-Sicherheit in Unternehmen. Wir listen einige Sicherheitsoptionen auf, mit denen Sie die E-Mail-Sicherheit in Ihrem Unternehmen verbessern können.

E-Mail-Verschlüsselung

Eine weit verbreitete Sicherheitsmethode ist die E-Mail-Verschlüsselung, d. h. die Verschlüsselung aller von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails.

Die E-Mail-Verschlüsselung sorgt dafür, dass der Text einer E-Mail-Nachricht verschlüsselt und in Klartext umgewandelt wird. Der Empfänger erhält einen so genannten digitalen Schlüssel zur Entschlüsselung der Nachricht. Die E-Mail-Verschlüsselung erfolgt über ein Protokoll, das die meisten Unternehmen und E-Mail-Softwareprogramme verwenden.

Setzen Sie ein sicheres E-Mail-Passwort

Jedes E-Mail-Konto hat ein eindeutiges Passwort, das nur der Ersteller kennt. Sie werden überrascht sein, wie viele Unternehmen und Mitarbeiter ein einfaches Passwort wählen.

Ein gutes Passwort hat mindestens 12 Zeichen und besteht aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Sie wollen ein sicheres Passwort, haben aber selbst keine Inspiration? Heutzutage gibt es digitale Passwort-Generatoren. Nicht nur einzelne E-Mail-Konten müssen mit einem Passwort versehen werden, sondern auch der E-Mail-Server selbst.

Übrigens gilt ein gutes Passwort nicht nur für E-Mail-Konten und den E-Mail-Server. Jeder Mitarbeiter muss ein gutes Passwort haben, um sich anmelden zu können. Stellen Sie sicher, dass ein Bildschirm gesperrt ist, wenn der PC oder Laptop nicht benutzt wird. Auf diese Weise können Unbefugte den PC nicht physisch benutzen, wenn der Mitarbeiter eine Zeit lang nicht anwesend ist. Dies verhindert den unbefugten Zugriff auf E-Mail-Konten über unbeaufsichtigte Computer.

Einrichten eines E-Mail-Gateways

Verhindern Sie, dass E-Mails, die in Ihr Unternehmen gelangen, den Empfänger direkt erreichen, so dass Sie bösartige E-Mails löschen können, bevor sie einen Mitarbeiter erreichen. Dies kann durch die Installation eines E-Mail-Gateways auf Ihrem E-Mail-Server erreicht werden. Alle eingehenden E-Mails werden auf Spam oder bösartige Anhänge gescannt. Diese E-Mails werden sozusagen zur Seite gelegt und gelangen nicht in das Unternehmen.

Richten Sie ein Sender Policy Framework (SPF) ein.

Neben der Überprüfung eingehender E-Mails mit einem Gateway ist es sinnvoll, auch ausgehende E-Mails zu überprüfen. Warum? Weil Sie Opfer von Spoofing werden können, bei dem Ihre E-Mail-Adressen z. B. für Spam verwendet werden können. Ein Sender Policy Framework (SPE) prüft, ob die Person, die die E-Mails versendet, berechtigt ist, die Adresse zu verwenden. Damit wird auch verhindert, dass die E-Mails Ihres Unternehmens im Spam-Postfach des Empfängers landen.

Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Risiken

Ganz gleich, wie viele technische Spielereien Sie in Ihre E-Mail-Systeme einbauen, letztlich ist es Ihr Team, das das größte Risiko für die E-Mail-Sicherheit darstellt. Spam-E-Mails öffnen sich nicht von selbst. Dazu ist menschliche Arbeit erforderlich, und Menschen machen Fehler.

Es ist daher sehr wichtig, Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen zur Cybersicherheit und zum sicheren Umgang mit E-Mails an.

Guardey schärft das Bewusstsein für Cyberrisiken. So erkennen Ihre Mitarbeiter beispielsweise Spam- und Phishing-E-Mails und verhindern Schäden für Ihr Unternehmen.

Eingabe einer E-Mail-Richtlinie

Neben der Schulung kann auch die Einführung einer E-Mail-Richtlinie das Bewusstsein schärfen. Mit einer E-Mail-Richtlinie überträgt man dem Mitarbeiter viel Verantwortung. In der E-Mail-Richtlinie heißt es zum Beispiel, dass es verboten ist, absichtlich verdächtige oder unzuverlässige Websites zu besuchen oder Spam-E-Mails zu versenden.

Eine E-Mail-Richtlinie ist ein wichtiges Instrument für Mitarbeiter, die bewusst E-Mails versenden. Auch wenn die Richtlinien von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, können Sie eine Standard-E-Mail-Richtlinie verwenden und spezifische Anpassungen vornehmen.

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