17 gennaio 2023 - Lavorare in sicurezza
La posta elettronica è il metodo di comunicazione più importante nel mondo degli affari. Oggi le e-mail hanno lo stesso status giuridico dei documenti cartacei. Ma l'uso della posta elettronica comporta i rischi necessari per le PMI.
Le PMI che non hanno la sicurezza della posta elettronica in ordine sono particolarmente a rischio. I server di posta elettronica della vostra azienda non sono sufficientemente protetti? Allora questo può avere conseguenze importanti per la vostra azienda.
Quali sono i rischi di una scarsa sicurezza delle e-mail?
Se la sicurezza della posta elettronica della vostra azienda non è in ordine, ciò rappresenta un grosso rischio per la vostra azienda. Spam e-mail, phishing e-mail e spoofing sono termini che potrebbero esservi familiari. Si tratta di tecniche utilizzate dai criminali informatici per entrare nei vostri sistemi attraverso il server di posta elettronica della vostra azienda, per causare danni o rubare dati, spesso per motivi finanziari.
Le e-mail di spam non sono solo una seccatura, ma possono anche essere molto dannose. Ad esempio, se un dipendente clicca su un link contenuto nell'e-mail o apre un allegato, può installare malware (software dannoso).
Nel caso delle e-mail di phishing , i dipendenti vengono reindirizzati a un sito web falso, ad esempio un sito che sembra identico a quello di una banca.
Con lo spoofing, i criminali sono riusciti a entrare nel vostro server di posta elettronica e a inviare e-mail con il nome della vostra azienda, come lo spam. Oltre al danno finanziario, si subisce anche un danno alla reputazione.
È ovvio che una scarsa sicurezza della posta elettronica può creare scompiglio. Non solo possono essere rubati dati importati dalla vostra azienda, ma i criminali informatici possono rubare denaro. È in gioco anche la reputazione della vostra azienda.
La sicurezza della posta elettronica è richiesta dalla legge
La sicurezza delle e-mail aziendali non è solo una necessità per evitare le conseguenze dei crimini su Internet. In quanto azienda, avete un obbligo legale ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
L'AVG è una normativa europea che obbliga le aziende a trattare con cura i dati sensibili della privacy dei clienti e delle relazioni.
Va da sé che se la sicurezza della posta elettronica non è in ordine, i criminali informatici hanno un accesso molto più facile ai dati riservati. Una buona sicurezza della posta elettronica sul posto di lavoro soddisfa le condizioni stabilite dal GDPR.
Come garantire la sicurezza della posta elettronica aziendale?
Esistono vari metodi per garantire la sicurezza delle e-mail aziendali. Elenchiamo alcune opzioni di sicurezza con cui potete migliorare la sicurezza della vostra azienda.
Crittografia della posta elettronica
Un metodo di sicurezza comunemente utilizzato è la crittografia delle e-mail, ossia la crittografia di tutte le e-mail inviate dalla vostra azienda.
La crittografia della posta elettronica garantisce che il testo di un messaggio di posta elettronica sia crittografato e convertito in testo normale. Il destinatario riceve una cosiddetta chiave digitale per decifrare il messaggio. La crittografia della posta elettronica avviene tramite un protocollo utilizzato dalla maggior parte delle aziende e dei programmi di posta elettronica.
Impostare una password e-mail forte
Ogni account di posta elettronica ha una password unica che solo il creatore conosce. Sarete sorpresi di quante aziende e dipendenti scelgano una password facile.
Una buona password ha almeno 12 caratteri ed è composta da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Volete una password forte, ma non avete l'ispirazione? Al giorno d'oggi esistono generatori di password digitali. Non solo i singoli account di posta elettronica devono essere dotati di una password, ma anche il server di posta elettronica stesso.
Per inciso, una buona password non si applica solo agli account di posta elettronica e al server di posta elettronica. Ogni dipendente deve avere una buona password per accedere. Assicuratevi che lo schermo sia bloccato quando il PC o il portatile non è in uso. In questo modo, le persone non autorizzate non possono usare fisicamente il PC se il dipendente non è presente per un po'. In questo modo si evita l'accesso non autorizzato agli account di posta elettronica tramite computer incustoditi.
Impostare un gateway e-mail
Impedite che le e-mail che entrano nell'organizzazione raggiungano direttamente il destinatario, in modo da poter eliminare le e-mail dannose prima che raggiungano un dipendente. A tal fine, è possibile installare un gateway di posta elettronica sul server di posta elettronica. Tutte le e-mail in arrivo vengono scansionate alla ricerca di spam o allegati dannosi. Queste e-mail vengono messe da parte e non entrano nell'organizzazione.
Impostare un Sender Policy Framework (SPF).
Oltre a controllare le e-mail in entrata con un gateway, è buona norma controllare anche le e-mail in uscita. Perché? Perché si può essere vittima di spoofing, in cui i propri indirizzi e-mail possono essere utilizzati, ad esempio, per lo spam. Un Sender Policy Framework (SPE) controlla se la persona che invia le e-mail è autorizzata a utilizzare l'indirizzo. In questo modo si evita che le e-mail dell'azienda finiscano nella casella spam del destinatario.
Creare consapevolezza tra i dipendenti sui rischi
Indipendentemente dal numero di gadget tecnici incorporati nei sistemi di posta elettronica, in ultima analisi è il vostro team a rappresentare il rischio maggiore per la sicurezza delle e-mail. Le e-mail di spam non si aprono da sole. Richiedono un lavoro umano e le persone commettono errori.
La sensibilizzazione dei vostri dipendenti è quindi molto importante. Offrite ai vostri dipendenti una formazione su cyber security e su come utilizzare la posta elettronica in modo sicuro.
Guardey sensibilizza sui rischi informatici. In questo modo i dipendenti riconoscono, ad esempio, le e-mail di spam e phishing e prevengono i danni all'organizzazione.
Inserire un criterio di posta elettronica
Oltre alla formazione, l'introduzione di una politica di posta elettronica può aumentare la consapevolezza. Con una politica sulla posta elettronica, si attribuiscono molte responsabilità ai dipendenti. Ad esempio, la politica sulla posta elettronica stabilisce che è vietato visitare deliberatamente siti web sospetti o inaffidabili o inviare e-mail di spam.
Una policy per la posta elettronica è un grande bastone per i dipendenti che devono utilizzare consapevolmente la posta elettronica. Sebbene le politiche varino a seconda dell'azienda, è possibile prendere una politica di posta elettronica predefinita e apportarvi modifiche specifiche.
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