„Die E-Mails mit Dropbox-Dokumenten stammten doch nicht von meinem Kunden.“
In der Praxis ist der Buchhalter oder Steuerberater zunehmend häufiger ein Vertrauter als nur ein Finanz- oder Steuerexperte. Das erlebt auch Erwin Gritter, seit über 20 Jahren unabhängiger Steuerberater bei der ZMGroep. Er stellt fest, dass die aktuelle digitale Arbeitsweise zu einem größeren Risiko für Cyberkriminalität führt. Seiner Ansicht nach müssen insbesondere Buchhalter und Steuerberater deutlich machen, dass ihre Kunden- und Unternehmensdaten gut gesichert sind.
Wir fragten ihn, wie er mit vertraulichen Daten umgeht, welche Cyber-Risiken er sieht und wie er diese als Steuerberater abdeckt. Steuerberater sind keine IT-Spezialisten, aber er erklärte, dass es wichtig ist, die Dinge so sicher wie möglich zu gestalten.
Vertrauliche Daten von Kunden
Gritter erläutert seine Arbeit und die damit verbundenen Daten: „Wir bieten Steuerberatung an und unterstützen Unternehmen dabei, die richtige Finanzstruktur zu etablieren. Das bedeutet, wir kennen die finanziellen Angelegenheiten von Unternehmern sowohl privat als auch beruflich.“
Er erklärt, dass dies eine enorme Verantwortung bedeutet. „Zunächst behandeln wir alle Kundendaten vertraulich. Darüber hinaus verstehen wir, dass gerade diese Daten nicht an die Öffentlichkeit gelangen dürfen, da der Datenschutz in diesem Fall besonders wichtig ist.“
Die Welt der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater hat sich in dieser Hinsicht verändert. Vor etwa 25 Jahren war alles nur auf Papier, sodass man es buchstäblich unter Verschluss halten konnte, erklärt er. Heutzutage ist alles digital, was eine andere Art von Sicherheit erfordert. „Darüber hinaus erleben uns viele unserer Kunden als ihren Vertrauten, für weit mehr als nur Finanz- oder Steuerexpertise“, fügt Gritter hinzu.
Wie gehen Sie mit Cybersecurity um?
Er kennt die Risiken der Cyberkriminalität, zumindest im Groben. „Man hört Geschichten von Unternehmen, die digital als Geisel gehalten oder stillgelegt werden – das möchte man natürlich vermeiden. Wir wollen mit unserer Firma nicht in Schwierigkeiten geraten, aber noch wichtiger ist, dass Kundendaten nicht an die Öffentlichkeit gelangen.“
Das Bewusstsein unter Buchhaltern und Steuerspezialisten nimmt seiner Meinung nach zu. Er beschreibt, wie insbesondere Finanzdaten ein Hauptziel für Cyberkriminelle sein können.
„Deshalb habe ich das an unseren IT-Manager ausgelagert. Denn nur weil ich die Gefahren erkenne, heißt das nicht, dass ich damit umgehen kann. Ich frage ihn regelmäßig, wie wir aufgestellt sind. Ich frage ihn, ob wir mit unserer Arbeitsweise Risiken eingehen, wie wir diese Risiken abdecken und ob dafür mehr getan werden muss.“ Es ist sein IT-Manager, der sich täglich damit befasst und ihn auf neue Risiken oder drohende Schwachstellen aufmerksam macht.
Digitales Arbeiten ist einfacher, macht aber anfälliger
„Digital funktioniert offensichtlich viel einfacher und schneller, macht uns aber auch anfälliger“, sagt Gritter. Er bezieht sich auf die zusätzlich erforderliche Sicherheit. Mehr Zeit fließt in Vorschriften und andere Randthemen, wodurch unser eigentlicher Beruf etwas in den Hintergrund rückt.“
„Grundsätzlich erledigen wir alles online und per E-Mail. Das ist sehr benutzerfreundlich und bequem, birgt aber auch Risiken. Infolgedessen muss ich mich mehr mit den potenziellen Gefahren, den geltenden Vorschriften und den verfügbaren Lösungen befassen.“ Lachend fügt er hinzu: „Manchmal sehne ich mich noch nach den Zeiten, in denen alles einfach auf Papier gedruckt wurde.“
Eigene Erfahrung mit Cyber-Bedrohungen
Auf seine eigene Erfahrung mit Cyber-Bedrohungen angesprochen, fällt ihm sofort ein Vorfall ein. Er beschreibt, wie vor einigen Jahren während eines Akquisitionsprojekts für einen Kunden plötzlich Bedrohungen auftraten.
„Wir erhielten viele E-Mails mit Dropbox-Dokumenten zur Durchsicht. Diese gingen meist an meinen Kollegen, doch plötzlich bekam ich sie auch. Es waren juristische Dokumente, und das ist normalerweise mein Fachgebiet, daher war das überhaupt nicht verdächtig.“ Doch die Dokumente stammten letztendlich nicht vom Kunden. Hacker hatten es geschafft, den Kunden zu hacken, und schickten Gritter von dieser E-Mail-Adresse aus Dokumente.
Direkte Nachfragen beim unternehmenseigenen IT-Manager ergaben glücklicherweise, dass keine Probleme aufgetreten waren. „Für uns schien alles in Ordnung zu sein. Natürlich sind wir noch vorsichtiger geworden und haben uns noch besser gegen solche Bedrohungen abgesichert.“
Er erklärt, dass man als Unternehmer dafür professionelle Lösungen benötigt. „Man kann unmöglich nach jeder E-Mail jemanden anrufen, um zu fragen, ob er oder sie die Nachricht tatsächlich gesendet hat. Das ist die verkehrte Welt; es sollte mit einer guten Sicherheitslösung viel einfacher sein. Im Falle dieser direkten Bedrohung haben wir natürlich den Kunden kontaktiert, um ebenfalls sofort Maßnahmen ergreifen zu können.“
Erfahrung mit Guardey
Gritter fand diese Lösung in Guardey. „Ich würde es als wichtig, innovativ und zukunftsweisend beschreiben“, antwortet er, als wir ihn fragen, wofür Guardey für ihn steht.
„Die Software hilft uns, Bedrohungen so weit wie möglich fernzuhalten. Darüber hinaus alarmiert uns die Erkennung, wenn etwas im Gange sein könnte. Unser IT-Manager kümmert sich dann darum, sodass wir das als Team gut im Griff haben.“
Er stellt auch fest, dass es einen Impuls von Branchenverbänden gibt, sich damit zu befassen. „Sowohl der RB als Berufsverband für Steuerberater als auch die SRA für Wirtschaftsprüfer weisen regelmäßig auf die Risiken der Cyberkriminalität hin. Dies tun sie beispielsweise in ihrem Newsletter, in dem sie auf aktuelle Entwicklungen aufmerksam machen und Unternehmen informieren.“
Ihm zufolge gibt es noch viel zu tun, wenn es um Cyber-Bedrohungen und den richtigen Schutz davor geht. „Gesellschaftlich haben wir vielleicht eine Rolle zu spielen. Wir als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten sowohl uns selbst als auch unsere Mandanten schützen. Wir sind ihre Vertrauenspersonen, sowohl für steuerliche und finanzielle Fragen als auch darüber hinaus. Eine gute Absicherung gegen Cyberkriminalität ist dann nur das Mindeste, was Mandanten von uns erwarten sollten.“
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