Sobre a Inexto SA
A Inexto SA é uma das principais fornecedoras de software e serviços para autenticação, serialização de produtos, rastreamento e acompanhamento e conformidade regulatória de fabricação. A empresa tem várias subsidiárias na Índia, Colômbia, Espanha e Polônia e conta com um número de 150 funcionários em rápido crescimento.
Conversamos com Jonathan Farrell, gerente de informações e garantia de qualidade da Inexto, sobre como eles usam o Guardey para melhorar a participação em treinamentos e comprovar a conformidade com a ISO 27001 para os auditores.
Desafio: motivar os funcionários a participar do treinamento security awareness
O trabalho de Jonathan é garantir que os funcionários de todas as unidades da Inexto estejam em conformidade com as normas ISO 27001 e ISO 9001. Antes de começarem a usar o Guardey, ele considerava esse processo "um pesadelo".
"Eu passava uma semana por ano criando materiais de treinamento para segurança da informação. E outra semana para a garantia de qualidade. Depois disso, eu passava todo o meu tempo perseguindo as pessoas para que elas realmente fizessem o treinamento, de modo que eu tivesse um registro positivo nas auditorias da ISO", diz Jonathan.
Os auditores da ISO solicitam evidências de participação em treinamentos obrigatórios. Jonathan: "Nossa ferramenta de treinamento anterior não nos fornecia detalhes adicionais sobre o usuário final. Eu não sabia, por exemplo, de que localidade geográfica eles eram. Portanto, quando os auditores analisavam nossa unidade em Madri, eu não conseguia indicar a qualidade do trabalho realizado por esses funcionários específicos."
“Eu passava uma semana por ano criando materiais de treinamento para segurança da informação. Depois disso, passava todo o meu tempo perseguindo as pessoas para que elas realmente fizessem o treinamento, para que eu tivesse um registro positivo para as auditorias ISO.”
Solução: uma plataforma de treinamento gamificada com análises detalhadas
A Inexto agora treina os funcionários com o Guardey. Durante os microdesafios semanais que levam 3 minutos para serem concluídos, os funcionários aprendem sobre tópicos como phishing, malware, segurança de dispositivos e muito mais. Em uma tabela de classificação de toda a empresa, os colegas podem ver o desempenho em comparação uns com os outros, o que acrescenta um elemento competitivo divertido.
Para Jonathan, a abordagem gamificada da Guardey fez com que ela se destacasse de todos os outros fornecedores de treinamento security awareness . "Antes de chegar à Guardey, fiz uma demonstração com duas outras soluções. Esses programas também faziam o trabalho. Mas não eram tão envolventes. Eles realmente pareciam mais um programa de treinamento comum. Eu imaginava que nossos funcionários simplesmente o ignorariam e deixariam de se envolver depois de um tempo."
Uso de análises para comprovar a conformidade
Jonathan elogia as análises do Guardey. "Gosto muito do gráfico de aranha que mostra a pontuação da equipe em cada tópico. Além de ajudar a comprovar a conformidade, ele é muito bom para me dar uma indicação de onde determinados funcionários precisam melhorar. Temos muitas políticas e procedimentos, e é bom simplesmente enviar uma mensagem e dizer: 'Veja, vejo que temos uma falha aqui, talvez você queira reler essa política'."
"Com o Guardey, posso agrupar usuários por localização geográfica, o que me permite extrair dados específicos para as auditorias", continua Jonathan. "Esse era um ponto de melhoria que foi destacado durante uma das auditorias anteriores, e agora foi completamente coberto por nós. Não tenho mais essa dor de cabeça."
Personalização de conteúdo para treinamento de garantia de qualidade
O programa de treinamento regular do Guardey se concentra na segurança das informações. Mas com o recurso de conteúdo personalizado, os administradores podem adicionar novos desafios sobre qualquer tópico que desejarem. Jonathan planeja usar esse recurso para criar um programa de treinamento de garantia de qualidade.
"Estou ansioso para começar a criar conteúdo personalizado com o Guardey", diz Jonathan. "Já estou vendo como posso aproveitá-lo também para a conformidade com a garantia de qualidade. Nossos funcionários já estão familiarizados com o Guardey, já têm logins e já estão se envolvendo com ele. Assim, talvez uma vez por mês, eu crie um desafio para a garantia de qualidade e, então, terei novamente esse belo gráfico de aranha que será muito bom para os auditores."
Integração de novos usuários com o clique de um botão
A Inexto está crescendo rapidamente. Este mês, três novas pessoas entraram para a empresa e mais quatro estão programadas para começar no próximo mês. "A flexibilidade do sistema de assinatura do Guardey é uma grande vantagem para nós", diz Jonathan. "Eu simplesmente adiciono novos usuários a um grupo no Azure AD com autenticação SSO e o trabalho está feito. É muito, muito fácil."
"Agora não tenho nenhuma sobrecarga", continua Jonathan. "Foi necessário apenas um e-mail para apresentar o sistema às pessoas e já tenho cerca de 60% de todos os funcionários integrados em um mês."
Os resultados: a taxa de participação no treinamento é altíssima
Após um mês de uso do Guardey, Jonathan já o descreve como um sucesso. "O aumento na participação tem sido fantástico. Na maioria dos casos, quando alguém começa a usar o Guardey, passa a realizar o treinamento regularmente. Acho que isso se deve ao fato de o Guardey não tomar muito tempo. E, acima de tudo, é divertido. Os funcionários até mesmo criaram suas próprias pequenas competições internas. Portanto, temos a tabela de classificação para toda a empresa, mas as próprias equipes agora estão realizando suas pequenas competições nos bate-papos em grupo do Microsoft Teams. O Guardey trouxe à tona a natureza competitiva deles."
“A Guardey oferece um quadro de líderes para toda a empresa, mas agora as próprias equipes estão realizando suas próprias pequenas competições nos chats em grupo do Microsoft Teams. A Guardey despertou o espírito competitivo nelas.”
Como o conteúdo do treinamento do Guardey foi criado para atender a todos, ninguém sente que está sendo negligenciado pelo treinamento. "Ele funciona tão bem para o departamento financeiro quanto para o de desenvolvimento e RH. Ninguém nunca me procurou dizendo que as perguntas não eram relevantes para o seu trabalho", diz Jonathan.
Não deixe que os hackers sejam mais espertos que você
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