La participación en la formación de Inexto se dispara con Guardey

Acerca de Inexto SA

Inexto SA es un proveedor líder de software y servicios de autenticación, serialización de productos, seguimiento y localización, y cumplimiento de la normativa de fabricación. Cuenta con múltiples filiales en la India, Colombia, España y Polonia y tiene una plantilla de 150 empleados en rápido crecimiento.

Hablamos con Jonathan Farrell, Director de Información y Garantía de Calidad de Inexto, sobre cómo utilizan Guardey para mejorar la participación en la formación y demostrar el cumplimiento de la norma ISO 27001 a los auditores.

Reto: motivar a los empleados para que participen en la formación security awareness

El trabajo de Jonathan consiste en asegurarse de que los empleados de todas las sedes de Inexto cumplen las normas ISO 27001 e ISO 9001. Antes de empezar a utilizar Guardey, calificaba este proceso de "pesadilla".

"Dedicaba una semana al año a crear material de formación para la seguridad de la información. Y luego otra semana para la garantía de calidad. Después, me pasaba todo el tiempo persiguiendo a la gente para conseguir que realmente hicieran la formación y así tener un registro positivo para las auditorías ISO", dice Jonathan.

Los auditores ISO piden pruebas de la participación en la formación obligatoria. Jonathan: "Nuestra anterior herramienta de formación no nos daba ningún detalle adicional sobre el usuario final. Por ejemplo, no sabía de qué ubicación geográfica eran. Así que cuando los auditores analizaban nuestra ubicación en Madrid, yo no podía indicar la calidad del trabajo realizado por esos empleados en concreto."

Solución: una plataforma de formación gamificada con análisis exhaustivos

Inexto ahora forma a sus empleados con Guardey. Durante micro-retos semanales que toman 3 minutos para completar, los empleados aprenden sobre temas como phishing, malware, seguridad de dispositivos y mucho más. En una tabla de clasificación de toda la empresa, los compañeros pueden ver su rendimiento en comparación con los demás, lo que añade un divertido elemento competitivo.

Para Jonathan, el enfoque lúdico de Guardey le hizo destacar entre todos los demás proveedores de formación de security awareness . "Antes de aterrizar en Guardey, hice una demostración con otras dos soluciones. Esos programas también hacían el trabajo. Pero no eran tan atractivos. Realmente parecían más un programa de formación normal. Me imagino que nuestros empleados simplemente lo ignorarían y dejarían de participar después de un tiempo."

Uso de análisis para demostrar el cumplimiento

Jonathan elogia los análisis de Guardey. "Me gusta mucho el gráfico de araña que muestra la puntuación del equipo en cada tema. Además de ayudar a demostrar el cumplimiento, es muy bueno para darme una indicación de dónde necesitan mejorar ciertos empleados. Tenemos montones de políticas y procedimientos, y está bien poder enviar un mensaje y decir: 'Mira, veo que tenemos un bajón aquí, quizás quieras releer esta política'".

"Con Guardey, puedo agrupar a los usuarios por ubicación geográfica, lo que me permite extraer datos específicos para las auditorías", continúa Jonathan. "Este era un punto de mejora que se puso de manifiesto en una de las auditorías anteriores, y ahora ha quedado completamente cubierto por nuestra parte. Ya no tengo ese quebradero de cabeza".

Personalización de contenidos para la formación en garantía de calidad

El programa de formación habitual de Guardey se centra en la seguridad de la información. Pero con la función de contenido personalizado, los administradores pueden añadir nuevos retos sobre cualquier tema que deseen. Jonathan planea utilizar esta función para crear un programa de formación sobre control de calidad.

"Estoy deseando empezar a crear contenidos personalizados con Guardey", dice Jonathan. "Ya puedo ver cómo puedo aprovecharlo también para el cumplimiento de la garantía de calidad. Nuestros empleados ya están familiarizados con Guardey, ya han iniciado sesión y ya están interactuando con él. Así que tal vez una vez al mes, crearé un desafío para el control de calidad, y entonces obtendré de nuevo este hermoso gráfico de araña que va a ser muy bueno para los auditores."

Incorporación de nuevos usuarios con sólo pulsar un botón

Inexto está creciendo rápidamente. Este mes, tres nuevas personas se han incorporado a la empresa, y está previsto que otras cuatro empiecen el mes que viene. "La flexibilidad del sistema de suscripción de Guardey es una gran ventaja para nosotros", dice Jonathan. "Simplemente añado nuevos usuarios a un grupo en Azure AD con autenticación SSO y el trabajo está hecho. Es muy, muy fácil".

"Ahora no tengo gastos generales", continúa Jonathan. "Solo hizo falta un correo electrónico para introducir a la gente en el sistema y ya tengo a cerca del 60% de todos los empleados incorporados en un mes".

Los resultados: el índice de participación en la formación está por las nubes

Tras un mes de uso de Guardey, Jonathan ya lo califica de éxito. "El aumento de la participación ha sido fantástico. En la mayoría de los casos, cuando alguien empieza, realiza el entrenamiento con regularidad. Creo que esto se debe a que Guardey no requiere mucho tiempo. Y, sobre todo, es divertido. Los empleados incluso han organizado sus propias competiciones internas. Tenemos la tabla de clasificación de toda la empresa, pero los propios equipos están organizando ahora sus pequeñas competiciones en los chats de grupo de Microsoft Teams. Guardey ha sacado la naturaleza competitiva que llevan dentro".

Como el contenido de la formación de Guardey está pensado para todo el mundo, nadie se siente desatendido por la formación. "Funciona igual de bien para el departamento financiero que para el de desarrollo y RRHH. Nadie me ha dicho nunca que las preguntas no son pertinentes para su trabajo", afirma Jonathan.

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