Sobre a Inexto SA
A Inexto SA é um fornecedor líder de software e serviços para autenticação, serialização de produtos, track & trace e conformidade regulamentar de fabrico. Tem várias subsidiárias na Índia, Colômbia, Espanha e Polónia e tem um número de 150 funcionários em rápido crescimento.
Falámos com Jonathan Farrell, Information and Quality Assurance Manager da Inexto, sobre a forma como utilizam o Guardey para melhorar a participação na formação e provar aos auditores a conformidade com a norma ISO 27001.
Desafio: motivar os funcionários a participar na formação security awareness
O trabalho de Jonathan é garantir que os funcionários de todas as instalações da Inexto estejam em conformidade com os regulamentos ISO 27001 e ISO 9001. Antes de começarem a utilizar o Guardey, considerava este processo "um pesadelo".
"Passava uma semana por ano a criar materiais de formação para a segurança da informação. E depois outra semana para a garantia de qualidade. Depois disso, passava todo o meu tempo a perseguir as pessoas para que fizessem a formação, de modo a ter um registo positivo nas auditorias ISO", diz Jonathan.
Os auditores da ISO pedem provas da participação na formação obrigatória. Jonathan: "A nossa ferramenta de formação anterior não nos dava quaisquer detalhes adicionais sobre o utilizador final. Não sabia, por exemplo, qual era a sua localização geográfica. Por isso, quando os auditores analisavam a nossa localização em Madrid, eu não conseguia indicar a qualidade do trabalho realizado por esses funcionários específicos."
Solução: uma plataforma de formação gamificada com análises aprofundadas
A Inexto dá agora formação aos funcionários com o Guardey. Durante microdesafios semanais que demoram 3 minutos a concluir, os funcionários aprendem sobre tópicos como phishing, malware, segurança de dispositivos e muito mais. Numa tabela de classificação de toda a empresa, os colegas podem ver o seu desempenho em comparação uns com os outros, o que acrescenta um elemento competitivo divertido.
Para Jonathan, a abordagem gamificada da Guardey fez com que esta se destacasse de todos os outros fornecedores de formação security awareness . "Antes de chegar à Guardey, fiz uma demonstração com duas outras soluções. Esses programas também faziam o trabalho. Mas não eram tão envolventes. Pareciam mais um programa de formação normal. Imagino que os nossos funcionários simplesmente o ignorariam e deixariam de se envolver ao fim de algum tempo."
Utiliza a análise para provar a conformidade
Jonathan elogia as análises do Guardey. "Gosto muito do gráfico de aranha que mostra a pontuação da equipa em cada tópico. Além de ajudar a provar a conformidade, é muito bom para me dar uma indicação de onde determinados funcionários precisam de melhorar. Temos muitas políticas e procedimentos, e é bom enviar uma mensagem e dizer: 'Olha, vejo que temos aqui uma falha, talvez queiras reler esta política'."
"Com o Guardey, posso agrupar os utilizadores por localização geográfica, o que me permite extrair dados específicos para as auditorias", continua Jonathan. "Este era um ponto de melhoria que foi destacado durante uma das auditorias anteriores e agora foi completamente coberto pelo nosso lado. Já não tenho essa dor de cabeça."
Personalização de conteúdos para formação sobre garantia de qualidade
O programa de formação regular do Guardey centra-se na segurança da informação. Mas com a funcionalidade de conteúdo personalizado, os administradores podem adicionar novos desafios sobre qualquer tópico que desejem. Jonathan planeia utilizar esta funcionalidade para criar um programa de formação de garantia de qualidade.
"Estou ansioso por começar a criar conteúdos personalizados com o Guardey", diz Jonathan. "Já estou a ver como posso aproveitá-lo também para a conformidade com a garantia de qualidade. Os nossos funcionários já estão familiarizados com o Guardey, já têm logins e já estão a interagir com ele. Então, talvez uma vez por mês, eu crie um desafio para a garantia de qualidade, e então eu vou ter este belo gráfico de aranha novamente, que vai ser muito bom para os auditores."
Integração de novos utilizadores com o clique de um botão
A Inexto está a crescer rapidamente. Este mês, três novas pessoas juntaram-se à empresa e mais quatro estão programadas para começar no próximo mês. "A flexibilidade do sistema de subscrição do Guardey é uma grande vantagem para nós", afirma Jonathan. "Basta adicionar novos utilizadores a um grupo no Azure AD com autenticação SSO e o trabalho está feito. É muito, muito fácil."
"Agora não tenho quaisquer despesas gerais", continua Jonathan. "Bastou um e-mail para apresentar o sistema às pessoas e já tenho cerca de 60% de todos os funcionários integrados no prazo de um mês."
Os resultados: a taxa de participação na formação é elevadíssima
Após um mês de utilização do Guardey, Jonathan já o descreve como um sucesso. "O aumento da participação tem sido fantástico. Na maioria dos casos, quando alguém começa a utilizar o Guardey, passa a fazer a formação regularmente. Penso que isto se deve ao facto de o Guardey não ocupar muito tempo. E, acima de tudo, é divertido. Os funcionários até criaram as suas próprias competições internas. Temos a tabela de classificação para toda a empresa, mas as próprias equipas estão agora a realizar as suas pequenas competições nas conversas de grupo do Microsoft Teams. O Guardey despertou a sua natureza competitiva".
Como o conteúdo da formação Guardey foi concebido para todos, ninguém se sente negligenciado pela formação. "Funciona tão bem para o departamento financeiro como para o desenvolvimento e os RH. Nunca ninguém me contactou a dizer que as perguntas não eram relevantes para o seu trabalho", diz Jonathan.
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