Sobre o Museu Boijmans Van Beuningen
O Museu Boijmans Van Beuningen é uma das instituições culturais mais prestigiadas dos Países Baixos.
A empresa conta com uma equipa que inclui tanto funcionários administrativos como pessoal que está constantemente em contacto com os visitantes, como equipas de segurança, hospitality , guias e funcionários operacionais.
Eles ainda têm contas, acesso aos sistemas e recebem e-mails. Mas não passam o dia atrás de um ecrã. Isso torna a sensibilização para a segurança mais complexa. A formação tem de se adaptar ao dia-a-dia de trabalho, não de o interromper.
Para apoiar esta iniciativa, o Museu Boijmans van Beuningen trabalha em estreita colaboração com a KPN. Através da KPN, contam com a orientação do consultor de segurança Gerard van Bakel, que ajuda a transformar a sensibilização em algo que funcione na prática.
O desafio: muito esforço, pouca forma física
O Museu Boijmans van Beuningen já tinha dado alguns passos no sentido de promover a sensibilização para a segurança, mas a sua configuração anterior baseava-se em conteúdos em formato de vídeo de longa duração, cuja manutenção exigia um esforço considerável. Cada ciclo implicava a seleção manual de temas, a criação de campanhas e o acompanhamento da participação. Para o diretor de TIC, Bud Scheffer, e para a KPN, isto traduzia-se num processo extremamente intensivo de coordenação e orientação das atividades de sensibilização.
O formato também não se adequava muito bem à diversidade da equipa do museu. A formação tradicional exigia concentração durante longos períodos, o que era difícil de encaixar na agenda dos funcionários que trabalham no local.
Queríamos evitar o efeito «pausa para café», em que as pessoas começam a ver um vídeo de formação, vão buscar um café e só voltam para marcar a conclusão. Com o Guardey, acabámos com essa passividade.
Além disso, o conteúdo parecia muitas vezes desligado da realidade de um museu.
Num museu ou num ambiente de cuidados de saúde, não deves mostrar vídeos de formação com pessoas de fato atrás de uma secretária. Isso não corresponde à realidade das pessoas que trabalham no terreno.
Uma abordagem diferente através da KPN
A KPN lançou o Guardey com a expectativa de que essa abordagem fosse mais adequada para determinados clientes. Na prática, o elemento de gamificação revelou-se especialmente eficaz e gerou um forte envolvimento entre os funcionários.
Em vez de campanhas periódicas, a Guardey oferece um modelo contínuo baseado em desafios curtos e semanais que demoram apenas alguns minutos. Para o Museu Boijmans van Beuningen, esta foi uma mudança imediata. O menor investimento de tempo facilitou a participação da equipa operacional através dos seus dispositivos móveis, enquanto a gamificação introduziu um espírito competitivo natural nas equipas.
Do ponto de vista da KPN, o papel do consultor também evoluiu.
Já não passamos o tempo todo a preparar campanhas. O foco passa a ser a conversa: como é que se consegue realmente envolver as pessoas?
O resultado: a higiene digital na prática
Com grande parte da configuração manual eliminada, tanto o Museu Boijmans van Beuningen como a KPN ganharam tempo para se concentrarem no que realmente importa: a comunicação e a cultura. A formação é agora vista como ágil e acessível.
Bud Scheffer vê esta mudança como uma transformação fundamental na forma como os funcionários percebem as suas responsabilidades. Ele observa que, embora os funcionários costumem verificar os e-mails rapidamente (o que torna mais fácil não perceber sinais de alerta num ecrã pequeno de telemóvel), os frequentes momentos de microaprendizagem mantêm-nos atentos.
A sensibilização já não é uma obrigação imposta de cima, mas sim um esforço conjunto da equipa. Ao reduzir as barreiras à adesão, o museu transformou a segurança num hábito, em vez de um obstáculo.
A sensibilização para a cibersegurança é como lavar as mãos depois de ir à casa de banho; é uma questão de higiene digital básica que tem de se tornar um hábito natural para todos os funcionários.
Olhando para o futuro
O Museu Boijmans van Beuningen continua a aperfeiçoar a forma como a sensibilização para a segurança é incorporada em toda a organização. Há uma atenção crescente em envolver os gestores de forma mais ativa, integrar a sensibilização no processo de integração de novos colaboradores e melhorar a participação entre as diferentes equipas.
Mas a base mudou.
A sensibilização já não é um esforço pesado e orientado para campanhas. Tornou-se mais fácil de manter, mais fácil de expandir e está mais em sintonia com a forma como as pessoas realmente trabalham.
Conclusão principal
A Guardey ajudou o Museu Boijmans van Beuningen e a KPN a passar da gestão de campanhas de sensibilização para a criação de um envolvimento contínuo. Com menos tempo gasto na configuração, o foco pode passar para o que realmente importa:
Envolver as pessoas, mantê-las empenhadas e tornar a sensibilização para a segurança parte integrante do trabalho quotidiano.
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