Informazioni sul Museo Boijmans Van Beuningen
Il Museo Boijmans Van Beuningen è una delle istituzioni culturali più prestigiose dei Paesi Bassi.
Il suo organico comprende sia impiegati d'ufficio che personale a contatto diretto con i visitatori, come le squadre di sicurezza, hospitality , le guide e gli addetti alle operazioni.
Hanno ancora i loro account, l'accesso ai sistemi e ricevono e-mail. Ma non trascorrono la giornata davanti a uno schermo. Questo rende la sensibilizzazione alla sicurezza più complessa. La formazione deve integrarsi nelle giornate lavorative reali, senza interromperle.
A tal fine, il Museo Boijmans van Beuningen collabora strettamente con KPN. Tramite KPN, il museo si avvale della consulenza di Gerard van Bakel, esperto di sicurezza, che contribuisce a tradurre la consapevolezza in soluzioni concrete.
La sfida: grande impegno, risultati limitati
Il Museo Boijmans van Beuningen aveva già intrapreso alcune iniziative volte a promuovere la sensibilizzazione in materia di sicurezza, ma la configurazione precedente si basava su contenuti video di lunga durata che richiedevano un notevole impegno per la gestione. Ogni ciclo comportava la selezione manuale dei temi, la creazione delle campagne e il monitoraggio della partecipazione. Per Bud Scheffer, responsabile ICT, e per KPN, ciò si traduceva in un processo estremamente impegnativo di coordinamento e gestione delle attività di sensibilizzazione.
Inoltre, tale formato non si adattava in modo ottimale alla composizione eterogenea del personale del museo. La formazione tradizionale richiedeva un'attenzione costante per lunghi periodi, cosa che i dipendenti che lavoravano in sala faticavano a inserire nei propri orari.
Volevamo evitare l'effetto "pausa caffè", in cui le persone avviano un video formativo, vanno a prendersi un caffè e tornano solo per spuntare la casella. Con Guardey abbiamo rotto questa passività.
Inoltre, i contenuti spesso sembravano scollegati dalla realtà di un museo.
In un museo o in una struttura sanitaria, non si dovrebbero mostrare video formativi in cui compaiono persone in giacca e cravatta sedute dietro una scrivania. Non rispecchiano la realtà di chi lavora sul campo.
Un approccio diverso grazie a KPN
KPN ha introdotto Guardey nella speranza che questo approccio fosse più adatto a una clientela specifica. Nella pratica, l'elemento di gamification si è rivelato particolarmente efficace e ha generato un forte coinvolgimento tra i dipendenti.
Anziché ricorrere a campagne periodiche, Guardey propone un modello continuativo basato su brevi sfide settimanali che richiedono solo pochi minuti. Per il Museo Boijmans van Beuningen, questo ha rappresentato un cambiamento immediato. Il minore impegno in termini di tempo ha reso più facile per il personale operativo partecipare tramite i propri dispositivi mobili, mentre la gamification ha suscitato una naturale competitività all'interno dei team.
Dal punto di vista di KPN, anche il ruolo del consulente si è evoluto.
Non dobbiamo più perdere tempo a impostare campagne ogni volta. L'attenzione si sposta sulla conversazione: come si fa davvero a coinvolgere le persone?
Il risultato: l'igiene digitale nella pratica
Grazie all'eliminazione di gran parte delle operazioni manuali, sia il Museo Boijmans van Beuningen che KPN hanno guadagnato tempo da dedicare a ciò che conta davvero: la comunicazione e la cultura. La formazione è ora percepita come snella e accessibile.
Bud Scheffer considera questo cambiamento come una svolta fondamentale nel modo in cui i dipendenti percepiscono le proprie responsabilità. Egli osserva che, mentre i dipendenti spesso controllano le e-mail di sfuggita (rendendo più facile trascurare segnali di allarme sul piccolo schermo di un cellulare), i frequenti momenti di micro-apprendimento li aiutano a mantenere alta la guardia.
La sensibilizzazione non è più un requisito obbligatorio imposto dall'alto, ma uno sforzo collettivo del team. Abbassando la soglia di accesso, il museo ha trasformato la sicurezza in un'abitudine piuttosto che in un ostacolo.
La consapevolezza in materia di sicurezza informatica è come lavarsi le mani dopo essere stati in bagno: è una forma di igiene digitale di base che deve diventare una seconda natura per ogni dipendente.
Guardare al futuro
Il Museo Boijmans van Beuningen continua a perfezionare le modalità con cui la sensibilizzazione alla sicurezza viene integrata in tutta l'organizzazione. Si sta prestando sempre maggiore attenzione al coinvolgimento più attivo dei dirigenti, all'integrazione della sensibilizzazione nel processo di inserimento dei nuovi assunti e al miglioramento della partecipazione tra i diversi team.
Ma le basi sono cambiate.
La sensibilizzazione non è più un'iniziativa complessa e incentrata sulle campagne. È diventata più facile da gestire, più facile da estendere e più in linea con il modo in cui le persone lavorano realmente.
Punto chiave
Guardey ha aiutato il Museo Boijmans van Beuningen e KPN a passare dalla gestione di campagne di sensibilizzazione alla creazione di un coinvolgimento costante. Grazie alla riduzione dei tempi di configurazione, è ora possibile concentrarsi su ciò che conta davvero:
Coinvolgere le persone, mantenerne vivo l'interesse e integrare la sensibilizzazione alla sicurezza nel lavoro quotidiano.
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