Acerca del Museo Boijmans Van Beuningen
El Museo Boijmans Van Beuningen es una de las instituciones culturales más prestigiosas de los Países Bajos.
Cuenta con una plantilla compuesta tanto por empleados de oficina como por personal que interactúa constantemente con los visitantes, como equipos de seguridad, hospitality , guías y personal operativo.
Siguen teniendo cuentas, acceso a los sistemas y reciben correos electrónicos. Pero no se pasan el día delante de una pantalla. Eso complica la sensibilización en materia de seguridad. La formación debe integrarse en la jornada laboral real, no interrumpirla.
Para ello, el Museo Boijmans van Beuningen colabora estrechamente con KPN. A través de KPN, cuentan con el asesoramiento del consultor de seguridad Gerard van Bakel, quien les ayuda a plasmar esa concienciación en medidas que funcionen en la práctica.
El reto: mucho esfuerzo, resultados limitados
El Museo Boijmans van Beuningen ya había tomado medidas para fomentar la concienciación en materia de seguridad, pero su sistema anterior se basaba en contenidos de vídeo de larga duración cuyo mantenimiento requería un esfuerzo considerable. Cada ciclo implicaba seleccionar manualmente los temas, elaborar campañas y realizar un seguimiento de la participación. Para Bud Scheffer, director de TIC, y para KPN, esto se traducía en un proceso muy laborioso de coordinación y orientación de las actividades de concienciación.
Además, el formato no se adaptaba del todo a la diversidad del personal del museo. La formación tradicional exigía una atención constante durante largos periodos de tiempo, lo que resultaba difícil de encajar en los horarios de los empleados que trabajaban en la sala de exposiciones.
Queríamos evitar el «efecto pausa para el café», en el que la gente empieza a ver un vídeo formativo, se va a por un café y solo vuelve para marcarlo como visto. Con Guardey, hemos acabado con esa pasividad.
Además, el contenido solía parecer desconectado de la realidad de un museo.
En un museo o en un centro sanitario, no se deberían mostrar vídeos formativos en los que aparezcan personas con traje sentadas detrás de un escritorio. Eso no se corresponde con la realidad de quienes trabajan en primera línea.
Un enfoque diferente a través de KPN
KPN lanzó Guardey con la idea de que este enfoque se adaptaría mejor a determinados clientes. En la práctica, el elemento de gamificación resultó especialmente eficaz y generó un gran compromiso entre los empleados.
En lugar de campañas periódicas, Guardey ofrece un modelo continuo basado en retos breves y semanales que solo requieren unos minutos. Para el Museo Boijmans van Beuningen, esto supuso un cambio inmediato. El menor tiempo que había que dedicar facilitó la participación del personal operativo a través de sus dispositivos móviles, mientras que la gamificación introdujo un espíritu competitivo natural entre los equipos.
Desde el punto de vista de KPN, el papel del consultor también ha evolucionado.
Ya no nos dedicamos a crear campañas una y otra vez. La atención se centra ahora en la conversación: ¿cómo se consigue realmente que la gente participe?
El resultado: la higiene digital en la práctica
Al haber eliminado gran parte de la configuración manual, tanto el Museo Boijmans van Beuningen como KPN han recuperado tiempo para centrarse en lo que realmente importa: la comunicación y la cultura. Ahora, la formación se percibe como ágil y accesible.
Bud Scheffer considera que este cambio supone un giro fundamental en la forma en que los empleados perciben su responsabilidad. Señala que, aunque los empleados suelen consultar el correo electrónico sobre la marcha (lo que hace que sea más fácil pasar por alto señales de alerta en la pequeña pantalla de un móvil), los frecuentes momentos de microaprendizaje les mantienen alerta.
La concienciación ya no es una casilla obligatoria que se impone desde arriba, sino un esfuerzo conjunto del equipo. Al reducir las barreras de acceso, el museo ha convertido la seguridad en un hábito, en lugar de un obstáculo.
La concienciación sobre la ciberseguridad es como lavarse las manos después de ir al baño; es una cuestión de higiene digital básica que debe convertirse en algo natural para todos los empleados.
De cara al futuro
El Museo Boijmans van Beuningen sigue perfeccionando la forma en que se integra la concienciación sobre la seguridad en toda la organización. Se está prestando cada vez más atención a involucrar más activamente a los responsables, a integrar la concienciación en los procesos de incorporación de nuevos empleados y a mejorar la participación de los distintos equipos.
Pero la base ha cambiado.
La concienciación ya no es una labor pesada impulsada por campañas. Ahora es más fácil de mantener, más fácil de ampliar y se adapta mejor a la forma en que la gente trabaja realmente.
Conclusión principal
Guardey ayudó al Museo Boijmans van Beuningen y a KPN a pasar de gestionar campañas de sensibilización a fomentar una participación constante. Al dedicar menos tiempo a la configuración, se puede centrar la atención en lo que realmente importa:
Involucrar a las personas, mantener su compromiso e integrar la concienciación sobre la seguridad en el trabajo diario.
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