Informazioni su Inexto SA
Inexto SA è un fornitore leader di software e servizi per l'autenticazione, la serializzazione dei prodotti, il track & trace e la conformità alle normative di produzione. Ha diverse filiali in India, Colombia, Spagna e Polonia e conta 150 dipendenti in rapida crescita.
Abbiamo parlato con Jonathan Farrell, Information and Quality Assurance Manager di Inexto, di come utilizzano Guardey per migliorare la partecipazione ai corsi di formazione e dimostrare la conformità alla norma ISO 27001 agli auditor.
Sfida: motivare i dipendenti a partecipare alla formazione su security awareness
Il compito di Jonathan è quello di assicurarsi che i dipendenti di tutte le sedi di Inexto siano conformi alle normative ISO 27001 e ISO 9001. Prima di iniziare a utilizzare Guardey, definiva questo processo "un incubo".
"Trascorrevo una settimana all'anno a creare materiali di formazione per la sicurezza delle informazioni. E poi un'altra settimana per il controllo qualità. Dopodiché, passavo tutto il tempo a rincorrere le persone per convincerle a seguire effettivamente la formazione, in modo da avere un record positivo per gli audit ISO", racconta Jonathan.
Gli auditor ISO chiedono di dimostrare la partecipazione alla formazione obbligatoria. Jonathan: "Il nostro precedente strumento di formazione non ci forniva ulteriori dettagli sull'utente finale. Ad esempio, non sapevo da quale località geografica provenissero. Così, quando i revisori analizzavano la nostra sede di Madrid, non ero in grado di indicare la qualità del lavoro svolto da quei dipendenti specifici".
Soluzione: una piattaforma di formazione gamificata con analisi approfondite
Inexto ora forma i dipendenti con Guardey. Durante le micro-sfide settimanali, che richiedono 3 minuti per essere completate, i dipendenti apprendono argomenti quali phishing, malware, sicurezza dei dispositivi e molto altro. In una classifica a livello aziendale, i colleghi possono vedere come si comportano rispetto agli altri, il che aggiunge un divertente elemento di competizione.
Per Jonathan, l 'approccio gamificato di Guardey ha permesso di distinguersi da tutti gli altri fornitori di formazione security awareness . "Prima di approdare a Guardey, ho fatto una demo con altre due soluzioni. Anche quei programmi svolgevano il loro compito. Ma non erano altrettanto coinvolgenti. Sembravano più un normale programma di formazione. Immagino che i nostri dipendenti lo ignorino e smettano di impegnarsi dopo un po'".
Usare l'analisi per dimostrare la conformità
Jonathan elogia le analisi di Guardey. "Mi piace molto il grafico a ragnatela che mostra il punteggio del team su ogni argomento. Oltre ad aiutare a dimostrare la conformità, è molto utile per darmi un'indicazione di dove alcuni dipendenti devono migliorare. Abbiamo un sacco di politiche e procedure, ed è bello poter inviare un messaggio e dire: 'Guarda, vedo che c'è un problema qui, forse dovresti rileggere questa politica'".
"Con Guardey, posso raggruppare gli utenti per località geografica, il che mi permette di estrarre dati specifici per gli audit", continua Jonathan. "Questo era un punto di miglioramento che era stato evidenziato durante uno dei precedenti audit, e ora è stato completamente coperto da parte nostra. Non ho più questo grattacapo".
Personalizzazione dei contenuti per la formazione sul controllo qualità
Il programma di formazione regolare di Guardey si concentra sulla sicurezza delle informazioni. Ma con la funzione di contenuto personalizzato, gli amministratori possono aggiungere nuove sfide su qualsiasi argomento desiderino. Jonathan intende utilizzare questa funzione per creare un programma di formazione sul controllo qualità.
"Non vedo l'ora di iniziare a creare contenuti personalizzati con Guardey", afferma Jonathan. "Vedo già come posso sfruttarlo anche per la conformità al controllo qualità. I nostri dipendenti conoscono già Guardey, hanno già un login e si stanno già impegnando. Così, magari una volta al mese, creerò una sfida per il controllo qualità e otterrò di nuovo questo bellissimo grafico a ragno che sarà molto utile per i revisori".
Onboarding di nuovi utenti con un semplice click
Inexto sta crescendo rapidamente. Questo mese, tre nuove persone sono entrate a far parte dell'azienda e altre quattro sono previste per il mese prossimo. "La flessibilità del sistema di sottoscrizione di Guardey è un grande vantaggio per noi", afferma Jonathan. "È sufficiente aggiungere nuovi utenti a un gruppo in Azure AD con autenticazione SSO e il lavoro è fatto. È molto, molto facile".
"Ora non ho più spese generali", continua Jonathan. "È bastata un'e-mail per introdurre le persone nel sistema e ho già avviato circa il 60% di tutti i dipendenti entro un mese".
I risultati: il tasso di partecipazione alla formazione è alle stelle
Dopo un mese di utilizzo di Guardey, Jonathan lo descrive già come un successo. "L'aumento della partecipazione è stato fantastico. Nella maggior parte dei casi, quando qualcuno inizia, esegue regolarmente la formazione. Credo che questo sia dovuto al fatto che Guardey non richiede molto tempo. E soprattutto è divertente. I dipendenti hanno persino organizzato delle piccole competizioni interne. Abbiamo la classifica aziendale, ma i team stessi stanno organizzando le loro piccole gare nelle chat di gruppo di Microsoft Teams. Guardey ha fatto emergere la natura competitiva dei dipendenti".
Poiché i contenuti della formazione di Guardey sono stati realizzati per tutti, nessuno si sente trascurato dalla formazione. "Funziona bene sia per il reparto finanziario che per lo sviluppo e le risorse umane. Nessuno è mai tornato da me dicendo che le domande non erano pertinenti al suo lavoro", dice Jonathan.
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